요약의 기술
와다 히데키 지음/하연수 옮김
김영사/2004년 2월/177쪽/8,900원
▣ 저 자 와다 히데키
1960년 오사카에서 태어났으며, 1985년 동경 대학 의학부를 졸업했다. 동경 대학 부속병원 신경정신과와 미국 칼메닝거 정신 의학교 국제부를 거쳐, 2004년 현재는 정신과 의사로 가와사키 사이와이 병원(川崎幸病院)의 정신과 상담의로 있으면서 히토스바시 대학(一橋大學) 경제학부에서 의료경제학을 강의한다. 심리학을 사업에 접목시킨 연구기관 '히데키 와다 인스티튜트'의 대표이며, 2003년 6월 '와다 히데키 전직 예비학원' 교장으로 취임해서 전직을 원하는 많은 사람들에게 실질적인 조언을 해주고 있다. 지은 책으로는 『시행력으로 일이 10배로 가능한 사람이 되라』『30대부터 시작하는 '머리'좋아지는 공부법』『기업이 불상사에 대처하는 심리학』『40대 공부 다시 시작하라』 등이 있다.
▣ 역 자 하연수
연세대학교 경영학과를 졸업했다.
▣ Short Summary
자신의 전문분야뿐만 아니라 다방면에 걸쳐서 들어가는 방대한 정보, 그 중에서 자신에게 필요한 것을 고르고 자신만의 것으로 소화할 수 있는 방법을 가르쳐준다. 요약에 강한 대표적인 인물로 도산 직전의 닛산 자동차를 1년 만에 흑자로 만든 카를로스 곤을 들 수 있다. 그에게 회생의 비결을 물었더니, 그는 과거 미쉐린 사와 르노 사에서 비용을 절감하고 수익을 증대시켰던 경험들을 하나하나 쌓아둔 것이 중요했다고 말했다. 그가 판단력이 빠른 것도 과거의 정보를 단순히 알고 있기보다 자신의 판단 기준으로 정리해놓았기 때문이다.
저자는 요약력을 기르기 위해서 몇 가지 방법을 제시한다. 먼저 사실과 인용을 구별하여 핵심 정보만을 받아들인다. 받아들인 정보들은 과거의 전후 정보들과 서로 엮어서 맥락을 파악한다. 필요하다면 도해로 요약정보를 시각화하는 방법도 필요하다. 매스미디어의 경우에도 비슷한 방법이 적용될 수 있다. 필요한 부분만을 선별하고 요약하는 훈련이 필요하다.
▣ 차 례
제1장 생존의 키워드 '요약의 기술'
제2장 요약의 기술을 배우기 어려운 이유
제3장 요약의 기술을 강화시키는 기본원칙
제4장 매스미디어 정보에 적용하는 요약의 기술
제5장 비즈니스에 활용하는 요약의 기술
제6장 요약의 기술로 대인관계를 매끄럽게
제7장 요약 잘하는 두뇌를 만드는 9가지 방법
요약의 기술
와다 히데키 지음/하연수 옮김
김영사/2004년 2월/177쪽/8,900원
제1장 생존의 키워드 '요약의 기술'
'감상'과 '요약'의 균형을 유지하라
책을 읽고 난 후의 심상이나 감정을 상대방에게 전달되도록 구성하는 것이 감상문이다. 감상문에서는 자신의 느낌, 감정 표현이 주제가 되기 때문에 이것이 표현되면 전체 내용에 대한 요약이나 논리적인 분석이 포함되어 있지 않더라도 칭찬을 받을 수 있다. 즉, 독서 감상문은 그 책의 심정적인 독해를 얼마나 잘할 수 있는가가 중요하며 책의 주제, 내용을 보충하는 정보의 제공이나 분석 등은 평가의 대상이 되지 않는다.
한편 요약문을 쓰려면 먼저 자기가 전하려는 주제를 정확히 파악해야 한다. 어떤 정보(혹은 이야기)를 토대로 어떤 자료(혹은 등장인물)가 제시되는지를 파악하는 것이 그 책에서 느낀 주관(감상)을 표현하는 것보다 우선시된다. 감상보다는 책의 내용을 파악하고 재구성하는 논리적인 사고가 요구되는 것이다.
감상과 요약이라는 두 가지 태도를 대인관계에 대입해서 생각해보자. 감상은 자신의 생각이나 느낌과 같은 주관이나 감정을 표현하는, 이른바 ‘개성을 정서적인 측면에서 키우는 힘’이다. 또한 대인관계에 있어서 감상은 주관적인 느낌으로 상대방을 대하는 접근방식이다. 이에 반해 요약이란 상대(저자)의 주관(자신의 객관성)이나 정보, 자료를 논리적으로 포착하는 능력이며, ‘상대방의 개성을 지적으로 이해하는 힘’이다. 따라서 이 책에서 내가 사용하는 ‘요약의 기술’ 혹은 ‘요약’이라는 말에는 단순히 정보나 데이터를 정리한다는 뜻만이 아니라 대인관계에 있어서 상대방의 주관과 논지, 개성 등을 논리적으로 파악하는 의사소통 기술이 포함된다.
비즈니스 사회에서는 효율화와 함께 논리적 사고의 중요성이 점차 부각되고 있다. 한편으로는 ‘의사소통의 결함’이 다양한 사회문제를 유발하고 있다. 논리력과 객관성을 높이는 ‘요약의 기술’은 앞으로 학교 교육이나 비즈니스 사회가 함께 키워나가야 할 ‘힘’이다.
나만의 맞춤 정보 ‘요약 캡슐’
우리는 많은 정보를 우선 나름대로의 방식으로 요약하여 기억중추에 입력하는데, 이 단계를 ‘1단계 요약’이라 부른다. 이 1단계 요약에서 필요한 것은 정보의 정확하고 간결한 압축이다. 1단계에서 흡수된 요약정보는 머릿속에서 집약되고 목적에 따라 정리․분류되어 통합됨으로써 새로운 정보가 되는데, 이것이 2단계 요약이다. 즉 요약정보가 강화된 것이다. 이 ‘요약의 강화’가 행해졌을 때 비로소 요약이 큰 힘을 발휘할 수 있다. 나는 이 강화된 요약정보를 요약 캡슐이라 부른다.
1단계 요약과 2단계 요약을 다른 관점에서 보면, 1단계에서 요약된 정보는 ‘축적으로서의 요약 정보’로 쌓아두는 데 의미가 있다. 신문이나 TV를 통해 얻은 정보를 요점을 간추려 자신의 기억 중추에 저장하는 것이다. 쌓아둔 요약정보는 2단계에서 부가가치를 지니게 되어 ‘유통’된다. 기억 중추에 저장했던 요약정보를 다양한 상황에 응용하여 사용할 수 있다면 그 정보는 유통가치를 가진 것이다. 또 프레젠테이션 등에서 강화된 요약 정보를 제시하면 대외적인 유통 가치도 지니게 되는 셈이다. 요컨대 1단계 요약은 축적의 단계이며, 축적에서 흐름으로의 전환이 2단계 요약에서 이루어진다. 기업의 결산보고서는 돈의 축적과 흐름을 나타낸 것인데, 요약이란 바로 ‘지혜의 축적과 흐름’을 표현하는 것이라 할 수 있다.
제2장 요약의 기술을 배우기 어려운 이유
논리를 가르치지 않는 교육 시스템
감상 위주의 독해를 중시하는 국어 교육을 받은 결과 ‘어려운 소설을 읽는 것이 독해력을 향상시킨다’고 생각하는 사람들이 많다. 물론 어떤 의미에서는 맞는 말이지만, 그것이 전부는 아니다. 소설은 허구이며, 작가는 표현을 위한 다양한 수사적 표현을 구사하는데 이러한 소설 읽기는 요약의 기술을 기르는 데 적합하지 않다. 그것보다는 신문이나 잡지의 평론을 접하는 쪽이 정보를 정리하는 힘을 키우는 데 도움이 된다. 이러한 글은 객관적이고 논리적이기 때문에 자신의 주장을 논리적으로 표현하는 서술 방식을 배울 수 있다.
우리 사회에서는 고등교육의 현장에서도 논리적으로 문장을 읽고 쓰는 훈련이 거의 이루어지고 있지 않다. 대학의 보고서조차도 논리적인 구성은 무시한 채 감정 위주의 글쓰기에 머무는 경우가 많다. 보고서의 생명은 설득력이다. 그리고 설득력의 기본이 되는 것은 논리적인 사고이다. 이는 문장을 읽고, 대략적인 줄거리를 파악하고, 논점이 어디에 있는지를 찾아가는 훈련을 통해 얻어진다. 그런데 감상 중심의 국어 교육이 실시되는 상황에서는 이러한 훈련이 간과되기 쉽다. 그 결과 대학생이 제출하는 보고서의 대부분이 잘 쓰여지긴 하지만 논거가 빈약하고 감상에 치우친 서정적인 글이 되어버리는 것이다.
설득력은 보고서뿐만 아니라 여러분이 날마다 접하는 비즈니스 문서에서도 중요하다. 그럴듯한 문학적 표현에 집착하지 말고 상대에게 전하려는 메시지가 명확히 나타나도록 써야 한다. 그래야만 상대를 설득할 수 있다.
제3장 요약의 기술을 강화시키는 기본원칙
자신만의 '필터'를 가져라
저장하기 위해 요약정보를 섭취하는 1단계 요약의 기본원칙을 알아보자. 예를 들어 어떤 글에서 자신이 필요로 하는 요약정보를 만들어낸다고 하자. 이때에는 문맥에 있는 정보 가치를 가려내는 감각이 요구된다. 그리고 정보의 가치는 정보의 제공자나 저자가 아니라 자기 자신의 관점에서 결정된다. 즉 아무리 긴 평론이라 할지라도 관심이 가고 정보 가치가 있는 것이 아니라면 요약 후의 정보는 하나의 문장이나 단락에 그치는 경우도 있는 것이다. 이처럼 1단계 요약에서는 정보를 거르는 자기 나름의 필터가 필요하다. 자신의 흥미, 지식, 상상력, 연상 등의 필터를 통해 정보를 섭취하는 것이 중요한 것이다.
가령 주간지의 신문광고나 지하철의 광고판에서 ‘특종! 공무원의 퇴직금 극비 리스트 입수!’라는 선정적인 제목이 눈에 들어와 그 잡지를 구입했다고 하자. 이러한 기사의 흔한 패턴은 본격적으로 ‘극비 리스트’를 거론하기까지 서두가 상당히 길다는 것이다. 가장 흥미로운 부분에 도달하기까지 독자를 붙잡아두려 한다. 그 주간지의 취재활동을 이미 알고 있고, 주제에 대해 관심을 가지고 있었다면 무엇보다 ‘극비’라 불리는 리스트의 내용과 그것의 신빙성에 중점을 둘 것이다. 이때 기사 말미의 결론에 해당되는 정보만 알 수 있으면 그것으로 족하다. 이처럼 문제에 대한 관심이나 사전지식 등 나름의 필터가 있다면, 새로운 사실과 그 사실의 신빙성을 뒷받침하는 근거만 파악하면 충분하다.
요약정보를 축적하는 것이 목적이라면 기사 전체의 내용을 파악할 필요 없이 자신에게 필요한 최소한의 정보만 얻으면 된다. 페이지 전체를 눈으로 훑어보고, 관련된 내용이 들어있을 만한 소제목의 본문 중에서 ‘그 리스트의 내용은…’이라는 문장을 찾은 다음, 그 뒷부분을 면밀히 읽어보면 된다. 그 이상의 시간을 투입할 필요는 없다.
요약정보를 검증하고 수정하라
‘요약정보의 강화’가 목적인 2단계 요약에서 가장 중요한 것은 ‘분석→가설→검증→수정’이라고 하는 사고․행동의 사이클이다. 1단계 요약에서 머릿속에 축적한 요약정보를 비평적 관점에서 분석한다. 이때 다른 요약정보와의 관련성을 깨닫는다면 1차 요약정보에 부가가치가 생성되어 요약이 강화된 것이다. 그리고 이것이 ‘분석→가설→검증→수정’이라는 요약 강화 사이클의 첫 번째 단계인 분석적 사고이다. 머릿속에 요약정보가 많이 저장되어 있을수록 인간의 두뇌는 과거의 기억을 떠올리며 활발히 연상 작용을 할 수 있다. 즉 뇌에 축적되어 있던 요약정보의 문이 활짝 열리는 것이다.
분석적 사고로부터 한 발짝 더 나아간 단계가 바로 가설을 세우는 것이다. 가설이란 이제까지 경험해보지 않은 새로운 생각을 하는 일이다. 누군가의 생각에 공감하는 것만으로는 나만의 가설이 나오지 않는다. 창조적․논리적 사고를 토대로 ‘자신만의 가설’을 이끌어낼 수 있어야 한다.
가설을 세울 때는 목적의식이 수반된다. 목적의식이 있다는 것은 구체적인 행동으로 이어질 수 있는 에너지를 갖고 있다는 뜻이다. 이 점이 두뇌 활동을 위주로 한 분석 단계와의 차이점이다. 가설을 세움으로써 참신한 요약정보를 생성할 수 있다. ‘고객의 만족도가 올라가지 않는 것은 고객의 입장에 선 마케팅의 발상이 결여되었기 때문이 아닐까.’ 이 같은 가설도 ‘강화된 요약정보’에 해당된다.
가설은 검증을 거쳐 핵심(확신)으로 승화된다. 가설을 세우는 단계에 포함된 행동 에너지는 이 단계에서 실제적인 행동으로 나타나야 한다. 모니터 정보를 수집하거나 영업 현장의 의견에 귀를 기울임으로써 요약정보를 좀더 강화할 수 있다. 물론 자신의 가설과 검증 결과가 다른 경우 수정하는 자세도 필요하다. 이것이 사고․행동 사이클의 마지막 단계이다.
제4장 매스미디어 정보에 적용하는 요약의 기술
필요한 부분만 집중적으로 읽어라
서적에 의한 정보 수집은 독서라는 말로 표현할 수 있는데, 독서에는 읽는 대상에 따라 두 종류가 있다. 첫 번째는 취미로 소설이나 오락서 등을 즐기는 취미형 독서이고, 또 하나는 비즈니스 기획에 참고하거나 기술을 향상시키고 지식을 습득하기 위해 읽는 목적형 독서이다. 목적형 독서를 할 때 요약법의 기본으로서 ‘일부 숙독법’을 추천한다. 목적의식이 분명한 경우 한 권의 책에서 어느 부분이 목적에 부합되는가에 대한 판단 없이 책을 전부 읽는 것은 시간 낭비가 되기 쉽다. 다른 부분을 읽고 싶더라도 좀더 중요한 부분을 찾아내어 충분히 읽는 것이 요약에 따른 두뇌의 활동을 촉진시킨다.
경제경영서나 실용서 등은 대개 한 권이 6～8장 정도로 구성되어 있다. 그 중에서 2～3장을 추려내어 읽고 남는 시간에 다른 책도 두세 권 정도 읽는 등 이런 식으로 일부만 숙독을 하면 한 권을 읽는 시간에 3～4권을 읽는 효과를 얻을 수 있다. 그리고 일부 숙독법이 한 권을 다 읽는 것보다 주의력과 집중력을 더 요구하기 때문에 책을 읽으면서 뇌에 기억되는 요약정보도 좀더 강화된다. 일부 숙독을 하다가 건너뛰려 한 부분이 꼭 읽어볼 필요가 있다고 판단되었을 때는 거기서부터 읽으면 된다.
요약문을 작성하는 3가지 요령
요약의 기술을 강화하기 위해 요약문을 작성해볼 수 있다. 여기서 말하는 요약문은 어디까지나 요약의 기술을 강화하기 위한 것이다. 요약 메모를 쓰는 법은 다음과 같다.
․ 우선 요약해서 써야 할 내용을 항목별로 기술한다(각 항목은 50자 이내가 좋다. 그 이상이 되면 요약정보로서 머리에 남지 않는다).
․ 항목은 10개 이하로 한다.
․ 써놓은 항목들의 인과관계, 상호관계에 의해 전체 문맥이 보여야 한다.
어떤 내용이 쓰였는지 처음에는 핵심을 간략하게 정리하는 것으로 충분하다. 이러한 글쓰기에 익숙해지면 끝 부분에 자신의 의견을 한마디 덧붙인다. 이는 결코 정서적인 독해를 할 때 쓰는 감상문이 아니다. ‘이 설명은 설득력이 있다’, ‘수치에 입각한 근거가 부족하다’ 등 정보 가치에 대한 논평을 한마디 덧붙인다. 요약문 쓰기는 요약하는 사고 습관을 몸에 지니게 하는 데 큰 도움이 된다.
제5장 비즈니스에 활용하는 요약의 기술
회의를 활성화시키는 메모의 힘
회의에서 중요한 것은 각 발언자들의 요약정보를 그 자리에서 기록하는 일이다. 최근에는 노트북을 가지고 회의에 참석하는 사람도 늘어나고 있지만, 나는 손으로 쓰는 메모를 추천하고 싶다. 같은 문자를 기록하는 데에도 키보드를 치는 것과 손으로 쓰는 것에는 차이가 있다. 손으로 쓰는 족이 분명 더 머리를 사용한다고 할 수 있다. 이런 식으로 머리를 사용하는 것은 다른 정보의 연상이나 그와 관련한 두뇌 활동에도 영향을 준다. 비즈니스 현장에서 메모를 할 때도 동일한 효과를 볼 수 있다.
자유 토론에 가까운 회의에서는 전체 토론의 흐름이나 발언 내용이 주제를 벗어나는 경우도 있다. 그에 대한 요점을 어떻게 메모할 것인지는 메모하는 사람의 요약하는 기술에 달려 있다. 발언 순서대로 쓰기보다 자문하는 형식으로 메모를 하는 것이 좋다. 누군가의 발언 내용에 호응하기도 하고, 의문이 생기기도 할 것이다. 이럴 때는 자신의 느낌도 메모의 대상이 된다. 중요한 것은 참가자의 발언 내용에 관한 요점을 써나가는 것과 동시에 자신의 사고활동을 메모하는 것이다.
자신의 사고활동의 흐름을 남기는 메모를 하는 점이 바로 강연 기록과의 차이라 할 수 있다. 늘 발언 내용을 음미하고 때로는 반추하며 두뇌를 활용하며 메모하는 습관을 들이면 자신이 발언할 때가 되었을 때 의문점이나 의견을 적절한 요약정보로 제시할 수 있다.
토론이 격해지면 사람에 따라서 감정적인 반응을 내비치는 경우도 있는데 이럴 때일수록 회의를 주재하는 사람의 냉정한 요약이 도움이 된다. 이야기의 논점을 제대로 요약할 수 있는 사람이 있으면 논의 자체가 활발하게 진행된다.
결론을 내리되 항상 대안을 마련하라
적극적인 ‘공격적 경영’을 필요로 하는 오늘날의 비즈니스에서 프레젠테이션은 사업전략의 성패를 좌우하는 가장 중요한 무대라 할 수 있다. 요약정보의 축적이라는 관점에서 프레젠테이션을 생각해보자. 시나리오를 생각할 때 각각의 요약정보를 자기 나름대로의 관점에서 파악하고 있으면, 즉 요약의 강화가 이루어지면 논리를 세우는 것도 매우 순조로울 것이다.
요약의 강화란 요약정보를 의미하는데, 사고활동의 네트워크에서 각종 요약정보가 부가가치를 지닌 새로운 요약정보를 창출한다. 이러한 사태가 되면 프레젠테이션의 컨셉을 만들고 면밀한 시나리오를 짜는 것도 자유자재로 할 수 있을 것이다. 요약정보에 기초하여 만들어진 프레젠테이션 자료는 상대방에게 전달해야 할 주제, 분석 내용, 결론, 뒷받침할 자료, 이러한 것들이 요약된 내용일 것이다.
예를 들어 자사의 솔루션 서비스를 도입하는 이점에 대해 도표를 설명한다면 그 도표 자체가 논점에 대한 이해를 돕기 위한 요약이다. 포지셔닝, 애프터 서비스 면에서의 강점을 강조하며 표현된 각각의 프레젠테이션 시트는 그 강조 방법 자체가 요약이 되는 셈이다. 프레젠테이션의 시나리오 만들기는 ‘기결승전’으로 생각할 수 있다. 우선 ‘기’는 프레젠테이션의 화제를 제시하는 일이다. 중요한 것은 다음의 ‘결’, 다시 말해 결론의 제시이다. 자사의 서비스를 도입하면 여러 가지 이점이 있다는 결론을 제시했다고 하자. 서비스를 도입하면 결과적으로 이러한 이점이 있다는 문맥은 물론 결론이라 할 수 있지만 이는 상대방이 충분히 공감할 수 있는 결론이 아니다. 또한 프레젠테이션의 결론이라 할 수도 없다. 이야기를 진행하는 데 따른 임시적인 결론이라 할 수 있다.
이런 임시적인 결론이 중요한 이유는 프레젠테이션을 할 때 상대방의 반응을 살펴보며 유연한 대응을 해야 하기 때문이다. 몇 가지 언급한 이점 중에서 상대방이 어느 요소에 강한 반응을 보이는지 주목하도록 한다. 상대방의 반응에 따라 설명의 강조점도 달라진다. 중요한 것은 준비한 자료에 대해서든 프레젠테이션의 내용에 대해서든 언제나 강조점을 바꿀 수 있는 유연성이다. 직선적인 이야기 구조나 시나리오 구성으로는 별 효과를 얻지 못한다.
요약의 사고․행동 사이클인 ‘분석→가설→검증→수정’이라는 과정은 프레젠테이션의 준비 단계뿐 아니라 프레젠테이션을 하는 현장에서도 순간적으로 발휘해야 한다. ‘기결승전’의 ‘승’은 상대방의 반응을 살핀 후에 전개하는 이야기의 전환점이라고 할 수 있다. 즉 상대방과의 대화에 따른 반응인 것이다. 이러한 임기응변을 가능하게 하는 것은 요약의 기술이다. 상대방의 반응에 따라 사용할 자료, 논거, 예시 등 다양한 요약 캡슐이 있으면 당황하지 않고 대응할 수 있다. ‘승’을 극복할 수 있다면 ‘전’의 단계는 한층 수월해진다. ‘승’에서 자료를 제시했다면 ‘전’에서는 정서적인 면으로 상대방에게 공을 넘기는 것도 좋을 것이다.
제6장 요약의 기술로 대인관계를 매끄럽게
요약정보를 공유하여 의사소통의 질을 높여라
의사소통 기술과 요약의 기술은 매우 밀접한 연관이 있다. 여러 사람과 의사소통을 하다보면 간혹 ‘결국 뭘 말하고 싶은 것일까?’ 하고 눈이 둥그레지는 경험을 하는 경우가 있다. 이는 상대방이 처음부터 갖가지 변명을 하거나 그 변명을 하기까지의 과정이 이야기를 복잡하게 만들 때 일어난다.
참을성 있게 결론을 기다려도 결국 ‘따라서 가급적 ～게 하면 좋겠습니다’라는 식의 막연한 제안으로 끝을 맺는다면 듣는 쪽도 혼란스럽고 요지의 논점을 파악할 수 없게 된다. 그러므로 이야기의 논점이 명확하지 않더라도 상대방의 결론을 이끌어내야 한다. 상대방의 말을 재구성하여 자신의 이해가 올바른지 확인하는 것도 빼놓을 수 없는 작업이다. 그 과정에서 자신의 요약 캡슐을 활용하여 상대방의 결론을 발견할 수 있기 때문이다. 회의할 때와 마찬가지로 비즈니스에서의 의사소통도 서로의 의견을 수시로 확인하며 요약 캡슐을 만들어나가는 것이 중요하다.
회사라고 하는 공동작업장에서의 의사소통은 ‘요약정보를 공유’하는 일이다. 또한 상대방의 의견, 자신의 의견이라는 요약정보를 참조하여 업무가 원활히 진행되도록 공통의 기반을 다지는 작업을 말한다. 의욕을 갖고 서로의 의견을 공유하게 되면 요약의 기술도 발전하고 의사소통 기술도 향상된다.
인물 사이의 관계를 도식화해보자
사내의 인간관계를 파악해두지 않으면 편향된 의견을 듣게 될 수도 있다. 이는 큰 조직일수록 중요하며, ‘입사했을 때부터의 경쟁관계’, ‘대학시절부터의 친구’, ‘대학의 선후배 사이’, ‘같은 지역 출신’ 등 대략적인 관계를 파악하지 못하면 경우에 따라서는 언짢은 경험을 하게 될 수도 있다.
관계를 파악하는 손쉬운 방법은 그림으로 그려보는 것이다. A와 B는 이렇고, B와 C는 저렇다는 관계를 도식화하면 사내의 인간관계를 알 수 있다. 도식화하면서 구체적인 관계를 알고 있는 경우에는 메모를 한다. 동료나 선배들에게 물어 나름대로의 사내 인간관계도를 만들면 하나의 요약이 될 수 있다. 중요한 위치에 있는 사람들을 밝혀낼 수 있으면 더욱 정밀도가 높은 요약정보가 된다.
․ 회사에 영향력을 행사하는 사람, 부서에 영향력을 미치는 사람
․ 상사나 동료 등 자신과 직접적인 이해관계가 있는 사람
․ 조직의 상부에서 평이 좋으며 장래에 영향력을 가질 수 있는 사람
이런 사람들은 중요 인물로 체크해두는 것이 좋다. 인간관계도가 있으면 의사소통을 할 때의 요약정보로 이용가치가 클 것이다. 회사조직에 한정해서 설명했지만 이는 어떤 조직이나 그룹에 있어서도 마찬가지다.
같은 취미를 가진 사람들로 이루어진 모임의 경우에도 리더의 역할을 하는 사람, 주변의 영향을 받기 쉬운 사람, 서로 사이가 좋지 않은 두 사람 등 여러 가지로 요약할 수 있다. 이렇게 파악을 해두는 것만으로 불필요한 다툼을 예방할 수 있다. 이처럼 배후 관계에 관한 요약 정보가 있다면 조직 안에서 좋은 인간관계를 구축하는 데 유효한 수단이 된다.
제7장 요약 잘하는 두뇌를 만드는 9가지 방법
출력 훈련을 통해 요약정보를 강화하라
기억을 보관하는 최선의 방법은 역시 ‘복습’이다. 복습함으로써 기억은 자리를 잡고 사라지지 않게 된다. 책이나 잡지 중에서 외우고 싶은 부분이 있으면 메모를 해서 나중에 다시 읽어본다면 분명 ‘보관’ 효과가 올라갈 것이다.
정보가 일단 뇌에 저장되었다고 해도 필요에 따라 ‘상기’, 다시 말해 출력하지 못하면 의미가 없다. 출력을 원활하게 하기 위한 사고습관으로는 ’출력 훈련‘이 있다. 평소에 뭔가 새로운 분야의 정보를 입력할 때 다른 사람에게 설명하기 위해서는 어떻게 말하면 좋은지, 어떻게 쓰면 좋은지 등을 생각하며 출력을 시험해보는 것이 중요하다. 비즈니스와 입시공부 모두 기명(입력), 보관(저장), 상기(출력)의 기억 시스템을 활용해 요약정보를 강화시키는 쪽이 승자가 된다.
비즈니스의 기술을 향상시키기 위해서는 요약의 바탕이 되는 기억이 중요하다. 그러므로 지식을 정보의 요약 캡슐로서 서랍에 넣어 소중히 보관하고, 필요할 때에 적합한 요약정보를 끄집어내 자꾸 상기시키는 훈련을 통해 기억력을 강화해야 한다.
가끔은 두뇌에 휴가를 주어라
제안한 기획안은 통과되지 않고 실수를 연발하며 상사로부터 꾸지람을 들었을 때 혹은 거래처로부터 불만사항이 접수되었을 때는 스스로를 한심하다고 여기며 정신적인 슬럼프에 빠지기 쉽다. 슬럼프라고 하는 것은 일종의 우울증이다. 이럴 때는 주의력이 저하되기 때문에 새로운 정보를 입력하려 해도 잘 되지 않는다. 다시 말해 요약정보를 섭취해도 왜곡되기 쉽다.
이럴 때 효과적인 사고행동 습관으로 인지행동 요법에 의한 처방을 들 수 있다. 예를 들어 두통을 앓고 있는 환자가 “더 이상 한 걸음도 움직일 수 없다.”고 말한다면 손을 잡고 일단 같이 걸어본다. 이렇게 해서 그 환자의 비관적 인지가 잘못 되어 있음을 체험하게 해주는 것이다.
이러한 수법은 비즈니스에서도 슬럼프에 빠졌을 때 응용할 수 있다. 즉 슬럼프일 때는 새로운 과제를 시도하는 것이 아니라 복습을 하는 것이다. 어느 정도 진행되고 있는 일에 대한 확인, 혹은 단순히 사무적인 작업이라도 좋다. 이해할 수 있고, 모르는 부분이 적은 일을 하며 ‘할 수 있다’는 감각을 되찾는 것이다. ‘할 수 있는’ 일을 계속 하다 보면 우울한 상태가 개선되고 어느새 슬럼프에서 벗어나게 된다.
한번 비관적 인지에 빠지게 되면 점점 나쁜 방향으로 생각하게 된다. 그러므로 비관적 인지가 자신을 잠식해버리기 전에 빨리 ‘수비’ 태세를 갖춰야 한다. ‘할 수 있다’는 감각을 되찾고 그 다음에 새로운 과제에 착수하는 쪽이 다시 일어나기가 쉽다. 또한 슬럼프에 빠졌을 때는 자신의 결점만 눈에 들어오기 때문에 그 시기를 결점을 고치는 기회로 이용해보는 것도 좋다. 평상시에는 잘 보이지 않던 자신의 부족한 점을 발견해서 요약해두면 좀더 성숙한 사람으로 변화될 수 있다.
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